物资采购管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为了规范公司物资设备采购管理工作，完善物资设备采购管理监督机制，保证物资设备采购管理工作规范、廉洁、高效运作，依据有关法律法规，结合公司实际情况制定本办法。
第二条 本办法所指物资设备包括公司办公方面设备、用品，工程方面设备、材料以及其他物资等，不包括零星采购的小额物资。对法律法规规定必须招标的物资，按照公司招标管理办法执行。
第三条 子、分公司的物资采购管理参照本办法执行。
第四条 采购活动必须遵守国家有关法律、法规。各部门都要自律规范，各尽其职，主动配合，协调支持，努力提高工作效能。
第五条 参与采购活动的工作人员要以对公司利益高度负责的精神，力求节约，反对浪费，廉洁、高效履行职责。采购的物资应质量可靠、价格合理。
第二章 办公设备、用品采购
第六条 综合部负责公司办公设备、用品的采购和管理工作。办公方面设备、用品主要分以下几类：
（一）第一类：电脑、复印机、打印机、传真机、投影仪、会议设备等；
（二）第二类：办公桌椅、档案柜、书柜、会议桌椅、沙发等；
（三）第三类：办公消耗品、管制消耗品、管理品及其他。
1．办公消耗品包括：铅笔、印油、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、订书钉、文件夹、档案袋、垃圾袋、招待用茶叶等。
2．管制消耗品包括 ：签字笔、白板笔、萤光笔、修正液、电池、A
3．管理品包括：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型削笔器、计算器、U盘，打码机、日期章、印台、印泥、文件架、档案盒、文件夹、笔筒、垃圾筐等。
4．其他：饮水机、桶装水、瓶装水等。
第七条 第一类、第二类物品的采购
业务部门根据需要填写《物品请购单》报相关领导批准。综合部根据批准的《物品请购单》，同财务部、审计部对拟采购的商品进行市场调查，一般情况下应选择3种品牌（3家供应商）或以上进行对比。对公司正在使用的品牌，使用效果好的，质量稳定的，可考虑直接选用同种品牌。在市场调查后，由综合部、财务部、审计部按照信誉好、商品质量保证、价格合理的原则确定商品品牌和供应商，由综合部负责采购。如需要签订合同，由综合部按照公司合同流程程序办理。
第八条 第三类物品的采购
（一）由综合部会同财务部、审计部，在洋浦地区经市场调查，一般情况下应选择3家或以上供应商进行对比。按照信誉好、商品质量保证、价格合理的原则确定供应商后，与供应商签订长期供货协议。由综合部按照公司合同流转程序办理。
（二）供货合同签订后，由综合部负责采购工作。综合部应根据办公用品使用消耗情况，本着既保证供应，又不积压的思想，原则上每季度集中采购一次办公用品，特殊情况下根据实际需要进行采购。
（三）由综合部填写《物品请购单》，请购单中列明购买物品名称、数量、单价和总金额。
第九条 每次采购物品预算在20000元以内的报分管领导审批；超过20000元的由分管领导审核，报总经理审批；超过10万元的由分管领导审核后报总经理办公会议批准。《物品请购单》获准后，由综合部负责采购。
第十条 物品购回后，采购人员、保管人员和部门负责人以及财务部相关人员要做好验收、清点、查验和登记入库手续，并在入库单上签字确认。
第三章 工程方面设备、材料的采购
第十一条 采购物资为按照合同约定或公司会议议定，由公司负责采购的设备、材料。采购工作由工程部负责。
第十二条 由工程部根据合同约定或公司会议议定内容，会同投资计划部、财务部、审计部等相关部门组成临时采购小组。临时采购小组在采购工作完成，物资验收合格后自行解散。临时采购小组组长由工程部部长担任。
第十三条 由工程部将拟采购的设备、材料，按照要求，将物品品种、质量标准、规格型号、需求数量、预算价格、预算金额等物品信息制表汇总。汇总表的内容由采购小组确认。
第十四条 采购小组对拟采购的设备、材料制定采购方案，采购方案应结合市场实际情况，简单明了，可有较强的操作性。
第十五条 由工程部将物品信息汇总表及采购方案报分管领导审批。
第十六条 采购小组应采取多种方式采集供应商信息，一般选择不少于3家。需进行考察的，省内考察由采购小组将考察计划报分管领导批准，省外考察的由采购小组将考察计划报分管领导审核后报总经理批准。考察人员由各相关部门派人组成。
考察的主要内容有：设备或材料质量、供应商的生产经营条件、产品业绩情况、原材料配件、售后服务、供应商营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。
第十七条 对符合要求的供应商由采购小组将拟邀请的供应商情况和市场考察情况情况报分管领导批准。
第十八条 在拟邀请的供应商确定后，由工程部向供应商发出邀请报价函及要求提供相关的材料。采购小组应对各供应商的报价情况做好保密工作。
第十九条 供应商有如下行为时要取消其参报价资格：
（一）提供虚假资信材料，骗取合法供应商资格的；
（二）采用不正当手段诋毁、排挤其它供应商的；
（三）向采购人员行贿或提供其它不正当利益的；
（四）偷梁换柱，供应假冒伪劣商品的；
（五）采取其它不正当竞争手段的。
第二十条 在规定时间内收集完各供应商（一般不少于3家）报价后，由分管领导主持召开报价评审会，对各供应商的报价进行报价评审，确定推荐的供应商，并填写推荐意见表报总经理批准。如在规定时间内递交报价的供应商少于3家的，需重新邀请供应商进行报价。
第二十一条 对批准的供应商，由工程部按公司合同订立流程办理合同。合同条款应当明确、完备、规范、合法。
第二十二条 采购小组要根据需要和可能对供应商提供的样品及时进行封样。对质量性能特殊或采购量大容易引起争议的物资，封样保存时间不得低于合同有效期。
第二十三条 在下列特殊情况下，经总经理批准，邀请的供应商数量可以少于3家。
（一）技术性能特殊的商品；
（二）市场供应条件限定的单一来源商品；
（三）采购小组认定无法邀请3家以上供应商的。
由采购小组将拟邀请的供应商情况和供应商数量小于3家的原因报分管领导审核，报总经理批准。
第四章 其他物资采购
第二十四条 其他物资采购主要包括车辆、劳保用品、低值易耗品、劳动工具、礼品、招待用品（烟、酒、水等，不含业务部门业务招待采购）等的采购。由提出需要的业务部门负责采购（车辆采购由综合部负责）。
第二十五条 由业务部门提出物资采购申请，报相关领导批准后，业务部门会同财务部、审计部对拟采购的商品进行市场调查，一般情况下应选择3种品牌（3家供应商）或以上进行对比。对礼品、烟酒等有特殊要求的物品和供应充足、价格稳定、对品牌无明显要求的物品，不要求进行品牌（供应商）对比。对公司正在使用的品牌，使用效果好的，质量稳定的，可考虑直接选用同种品牌。
对需长期供应的，在市场调查基础上，按照信誉好、商品质量保证、价格合理的原则确定供应商后，由业务部门填写《合同订立流转单》报公司批准。
第二十六条 在市场调查后，由业务部门填写《物品请购单》，请购单中列明购买物品名称、数量、单价和总金额。
第二十七条 每次采购物品预算在20000元以内（招待用品、礼品在10000元以内）的报分管领导审批；超过20000元（招待用品、礼品超过10000元）的由分管领导审核，报总经理审批；超过10万元的由分管领导审核后报总经理办公会议批准。《物品请购单》获准后，由综合部、财务部共同组织采购。
第二十八条 车辆的采购
由申请部门根据业务需要提出申请，报分管领导审核。审核后，由申请部门将申请报综合部。综合部根据申请内容和公司有关规定，拟定采购车辆标准（包括品牌、型号、价格、生产厂家、数量）。综合部填写《物品请购单》报分管领导审核，总经理审批。请购单批准后，由综合部、财务部共同采购。
第五章 其他
第二十九条 业务部门认为有必要保持与质量、价格、服务状况良好供应商的商务关系，继续由某家供应商提供某种或某类物资设备，可考虑市场实际情况，存续商务关系。对需要进行商务关系存续的，由业务部门提出申请，分管领导审核后报总经理批准。
第三十条 采购合同都应根据公司合同订立流程办理，经法人代表或其委托代理人签批同意后认定有效。凡以公司名义与供应商签订的采供合同，未经公司法定代表人或其授权委托人审查签署的，均为无效合同，当事人要承担侵权责任。
第三十一条 每项采购活动，货到入库前必须由业务部门根据实际情况针对供货数量、规格型号、产地品牌、外观配置等方面的情况组织初步验收，填报采购验收单，并在“验收情况”栏内载明供货质量情况。在验收没有达到质量要求时应做退货处理。
对于需要安装、施工的设备或物资，在竣工运转正常后，业务部门应组织总体验收，并填报采购施工竣工验收单。
采购活动付款要与合同履约进度情况相协调，以“保证供应，保证质量，最大限度降低资金风险”为原则。
第三十二条 对在采购活动中工作程序违反国家法规及公司规章制度，对国家和公司利益造成损失的，要追究有关责任人的责任。
第三十三条 凡因工作处置失当、失职、渎职对公司造成经济损失的，要对有关责任人追究经济责任。对各种以权谋私，损害国家和公司利益的，将视其情节，严肃处理。对构成犯罪的，提交司法机关查处。
第三十四条 本办法自发布之日起施行。